EFEKTÍVNA KOMUNIKÁCIA (nielen) PRE LÍDROV: koučovací prístup

Cítili ste sa niekedy v práci frustrovaní z nedorozumení a nedostatku komunikácie? Verte, že v tom nie ste sami:

• 86 % ľudí viní zo zlyhania na pracovisku nedostatok spolupráce alebo neefektívnu komunikáciu.
• Viac ako 97 % sa domnieva, že nedostatok zosúladenia v tíme priamo ovplyvňuje výsledok danej úlohy alebo projektu.
• 90% sa domnieva, že ľudia s rozhodovacou právomocou by si mali pred konečným rozhodnutím zistiť iné názory; približne 40 % má pocit, že lídri v tom neustále zlyhávajú.
• Takmer 100 % (99,1 %) uprednostňuje pracovisko, na ktorom ľudia identifikujú a diskutujú o problémoch pravdivo a efektívne; menej ako 50 % uviedla, že ich organizácia má tendenciu to robiť.

Dáta sú zo štúdie uskutočnenej Fierce, Inc.

Efektívna komunikácia je základom nielen úspešného leadershipu (vedenia ľudí), budovania tímovej spolupráce, ale aj medziľudských vzťahov.

Komunikácia založená na koučovacích princípoch je jedna z najefektívnejších. Aj práve preto sa množstvo lídrov snaží rozvinúť koučovací štýl vedenia ľudí.

Zistite aj vy, ako môže koučovací prístup zlepšiť vaše komunikačné zručnosti a stavajte na jeho hlavných princípoch.

Partnerský prístup

Pamätám si na prvý rozhovor o vedení ľudí so svojou vtedajšou šéfkou. Načrtla mi možnosť postupu. „Potrebovala by som nejakých partnerov do tímu.“ Povedala som šéfke a tej sa skrivila tvár: „Akých partnerov? Ty budeš šéfka, budeš ich nadriadená!“ Videla som, že môj partnerský prístup sa jej nepozdáva.

Tak, či onak, svoj tím som od začiatku viedla partnersky. Cítila som sa, a aj som chcela, byť ich súčasťou. A doteraz verím, že to bol najlepší prístup. Rástli sme spoločne, spoločne sme dosahovali výsledky, spoločne sa trápili aj oslavovali. Do dnes sme s mnohými v kontakte a máme skvelé vzťahy.

Budovať partnerský prístup je jeden zo základných princípov v koučovaní. Budovať komunikáciu na úrovni dospelý = dospelý. Nad nikoho sa nevyvyšovať (z úrovne pozície a moci), ani sa pred nikým neponižovať (z úrovne nižšej pozície, mladšieho veku alebo dokonca pohlavia, či rasy).

Nie je to vždy jednoduché, pretože v každej komunikácií sú tieto nevedomé vzorce z histórie našej spoločnosti prítomné. Je však dobre si pripomínať, že sme v komunikácii partneri a často nám ide o spoločnú vec.

Budovanie dôvery

V súčasnosti môžeme vidieť rastúci trend v presadzovaní otvorenej komunikácie. Keď však s človekom, s ktorým chceme otvorene komunikovať, nemáme vybudovaný dostatočný vzťah, môže byť tento typ komunikácie vnímaný ako bezočivosť alebo agresia.

Na začiatku akejkoľvek komunikácie preto stojí schopnosť vytvoriť bezpečné prostredie, ktoré otvára priestor pre vzájomný rešpekt a dôveru.

V koučovaní veľmi rýchlo odhalíme, či sa nám to podarilo. Ak nezískame klientovu dôveru, nedostaneme sa s ním do hlbšieho koučovacieho rozhovoru, neotvorí sa a nehovorí to podstatné. To isté platí aj pre lídra a ľudí v tíme. Ak ľudia nemajú k lídrovi dôveru, nepovedia to podstatné. Nechajú si to pre seba alebo to budú hovoriť za jeho chrbtom.

Budovanie dôvery znamená:

• Prejavovať o druhú stranu záujem.
• Vyjasňovať očakávania a stanovovať jasné dohody.
• Dodržiavať stanovené dohody, byť spoľahlivým a komunikovať dostatočne jasne, citlivo a s predstihom, ak dohody dodržať nevieme.
• Prejavovať rešpekt voči názoru (aj keď odlišnému), schopnostiam a osobnosti druhého človeka.
• Podporovať ľudí a byť im oporou, ak pociťujú z niečoho neistotu, strach, obavy.
• Pýtať si dovolenie, ak chceme osloviť nejakú citlivú tému alebo riešiť nejakú záležitosť s niekým ďalším.

Efektívna komunikácia vychádza z pocitu bezpečia.

Sila aktívneho počúvania

V budovaní dôvery a vzájomného porozumenia zohráva dôležitú úlohu aktívne počúvanie.

Aktívne počúvanie znamená plné sústredenie sa na druhú osobu, udržiavanie očného kontaktu, vnímanie neverbálnej komunikácie a emocionálneho naladenia. Znamená vnímať a počuť aj to, čo nebolo povedané.

Koľkokrát ste sa v komunikácii stretli s tým, že vám druhá osoba nevenuje pozornosť, očný kontakt, sem tam prehodí hm, píše niečo na počítači alebo na mobile pri tom, ako jej niečo rozprávate? Predpokladám, že nespočetne veľa krát. Tak to nie je aktívne počúvanie.

„Ľudia si nebudú pamätať, čo ste povedali alebo urobili, budú si pamätať, ako sa vďaka vám cítili.“ Maya Angelou

Vďaka aktívnemu počúvaniu sa budú cítiť videní, počutí a rešpektovaní.

Vďaka aktívnemu počúvaniu dokážete aj efektívne reagovať na to, čo vám druhá strana hovorí. Viete sa presne dopýtať, či zosumarizovať alebo zreflektovať to, čo bolo podstatné.

Aktívnym počúvaním tiež podnecujete druhú stranu k tomu, aby vám povedala viac. Je dôležité, aby ste dokázali nechať druhú osobu dorozprávať, neskákali do reči, dali jej priestor vyjadriť aj svoje pocity bez toho, aby ste ich hodnotili.

Jeden z citátov, ktorý najlepšie vystihuje aktívne počúvanie je: „Máme dve uši a len jedny ústa, aby sme mohli počúvať dvakrát toľko ako hovoríme.“ Epictetus, grécky filozof

Kto počúva sa dozvie veľa zaujímavého.

Kladenie užitočných otvorených otázok

Keď som ešte študovala a robila si doktorát a prieskum k dizertačnej práci, môj dedko mi povedal: „Najdôležitejšie je klásť tie správne otázky a hľadať na ne odpoveď.“ Do dnes mi to ostalo v pamäti. Mal pravdu. Každý výskum by sa mal začať nejakou otvorenou otázkou, na ktorú potrebujeme zistiť a často preskúmať odpoveď.

V komunikácii s ľuďmi sú otvorené otázky bránou k riešeniam. Vo svojej praxi koučky sa otázky pýtam neustále. V praxi lídra, tiež. Keď ľudia prídu s potrebou niečo vyriešiť a nájsť odpoveď, ja sa pýtam. Jednak pre to, že ak chcem ako líder rozhodnúť, potrebujem vedieť dostatok detailov.

Ale hlavne pre to, aby sa odpovede a riešenia naučili hľadať aj ďalší ľudia. Keď sa pýtate zvedavo, dovolíte ľudom porozmýšľať spôsobom, akým možno nad problémom neuvažovali a často tak nájdu riešenia sami.

Okrem toho, často tie najlepšie odpovede a riešenia majú práve ľudia, ktorých vediete. Sú v témach a svojom pracovnom zameraní viac ponorení, majú s tým každodenný kontakt a často sú aj väčší odborníci. Dajte im dôveru a nesnažte sa na všetko prísť sami.

Pýtajte sa a nájdete riešenia.

Priama komunikácia

Priama komunikácia znamená komunikovať priamo, jasne, zrozumiteľne a otvorene.

Pozor však za zamieňanie priamej komunikácie s bezohľadnosťou, prípadne agresiou. Priama komunikácia je za každých okolností rešpektujúca a vyjasňujúca situáciu, rozdielnosť očakávaní a pohľadov na vec. Ak chceme komunikovať priamo, mali by sme sa vyvarovať aj rozprávaniu za niekoho chrbtom, riešeniu problému s inými osobami ako sú tie, ktorých sa to týka. Priama komunikácia vo veľkej miere predpokladá aj dobre zvládnutie svojich emócií.

S priamou komunikáciou súvisí aj vyjasnenie očakávaní, spôsobu a harmonogramu práce či stretnutí. A samozrejme aj dávanie a prijímanie spätnej väzby.

Vyjasnenie očakávaní

Vyjasnenie očakávaní sa deje hneď v úvode koučovacieho rozhovoru. Pýtame sa klienta, čo si chce z rozhovoru odniesť. Potrebujeme to vedieť, aby sme dokázali rozhovor viesť efektívne k želanému výsledku.

Pracovné rozhovory často potrebujeme viesť efektívnym a konštruktívnym spôsobom. Verím, že každý z nás ma skúsenosť, keď sa debata (napr. na porade) nevyvíjala želaným smerom. Tento želaný smer však treba v úvode jasne pomenovať a zároveň ho zosúladiť s ostatnými účastníkmi rozhovoru. A zároveň je potrebné ho v priebehu rozhovoru držať. Usmerňovať debatu, keď sa odkloní.

Nemusí ísť vždy len o debatu na porade. Často sa stane, že za vami príde kolega a spustí na vás spŕšku nesúvislých informácií a sem tam sťažností. Vtedy je dobré položiť napr. niektorú z otázok: Čo odo mňa očakávaš? Ako ti v tom môžem byť užitočný/á? Čo viem pre teba v tejto chvíli urobiť?

Týmito otázkami vyjasňujeme očakávania. Dávame druhej strane aj priestor sformulovať svoje potreby, o ktorých možno zatiaľ neuvažovala.

V roli lídra sa môžete pýtať na začiatku vašej spolupráce alebo pri hodnotiacich pohovoroch napríklad: Čo očakávaš odo mňa ako lídra? Táto otázka ukáže veľa aj o tom, čo skutočne trápi ľudí vo vašom tíme.

Dávanie a prijímanie spätnej väzby

V leadersip komunikácii sa nikdy neobídeme bez dávania a prijímania spätnej väzby. Čím častejšie a prirodzenejšie je dávanie spätnej väzby, tým menej dochádza ku konfliktom a nedorozumeniam. Spätná väzba umožňuje rozvíjať sa ľuďom v tíme a aj samotnému lídrovi. Podporuje rozvoj nášho učenia sa, rozvoj osobnosti alebo rozvoj v pracovnej oblasti.

Tejto téme som venovala samostatné články:

Prečo a ako dávať pozitívnu spätnú väzbu.

Ako dávať rozvojovú spätnú väzbu pomocou modelu GROW.

Efektívna komunikácia je základom komunikácie lídra, ale aj budovania tímovej spolupráce a medziľudských vzťahov. Využitím koučovacieho prístupu môžete rozvinúť svoje komunikačné schopnosti, vybudovať pevnejšie vzťahy a inšpirovať svoj tím k dosiahnutiu veľkých vecí. Pamätajte, že partnerský prístup, budovanie dôvery, aktívne počúvanie, otvorené otázky, priama komunikácia, vrátane vyjasňovania očakávaní a konštruktívnej spätnej väzby, sú základnými súčasťami efektívnej komunikácie. Začlenením týchto princípov do svojho štýlu vedenia ľudí a budovania spoluprác môžete vytvoriť pozitívne, produktívne a inšpiratívne pracovné prostredie.